Università degli studi di Pavia
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1. Norme generali
L'inventario è in unica sequenza numerica per volumi e periodici indipendente o separato dalla numerazione di inventario di altri beni mobili. I volumi hanno ciascuno un proprio numero di inventario.
Opere in più volumi hanno tanti numeri di inventario quanti sono i volumi che le compongono.
Volumi rilegati in miscellanea hanno tanti numeri di inventario quanti sono gli opuscoli che li compongono, salvo il caso di rilegature editoriali (ad es. i reprint).
Materiali diversi, ad es. volumi esplicativi abbinati a dischi - fogli di atlante - microfiche - ecc. compresi in un unico contenitore, hanno più numeri di inventario, tanti quante sono le unità.
Custodie di dischi con allegati libretti di opere o libri con tasche interne contenenti dischi, microfiche o altro materiale, si considerano opere principali con materiale allegato e come tali l'inventario viene dato solo all'opera principale.
Fogli volanti e carte geografiche sciolte hanno ciascuno un numero di inventario.
Carte geografiche pubblicate a fogli singoli anche in epoche successive, che facciano tutte parte di una unità editoriale hanno un solo numero di inventario riportato su ogni foglio.
2. Periodici
Le pubblicazioni periodiche hanno un numero di inventario per ogni anno.
Le pubblicazioni periodiche che escono in fascicoli prendono un numero di inventario all'arrivo del primo fascicolo della raccolta annuale.
Una pubblicazione si intende periodica quando è edita in serie continua e indefinita sotto lo stesso titolo, a intervalli regolari o irregolari, e quando i diversi fascicoli o volumi della serie sono datati con sequenza (attenzione: non è da considerare la data di stampa), e/o numerati in modo consecutivo.
Sono quindi da considerare periodici ai fini inventariali: riviste, giornali, rapporti e atti ufficiali, periodici di enti ( ad es. bilanci, statistiche, resoconti delle loro sedute ecc.), bollettini di società, rassegne tematiche periodiche numerate, raccolte i cui singoli volumi hanno titoli particolari ma anche come raccolta hanno una periodicità evidenziata da una data e spesso da una numerazione interna alla data.
3. Periodici: Numero di inventario
Le Biblioteche devono tenere per ogni periodico un regolare schedone amministrativo con l'esatta descrizione di ogni fascicolo arrivato.
Se uno o più fascicoli di un periodico vengono acquistati come singoli per il particolare interesse del suo contenuto, senza intenzione di continuare la raccolta, tali fascicoli dovranno ricevere un proprio numero di inventario e se in seguito si dovessero fare ancora acquisti sporadici di fascicoli dello stesso periodico, ciascun fascicolo dovrà avere il proprio numero di inventario.
4. Periodici: cambi titoli, scissioni, fusioni
I periodici che nel corso dell'anno cambiano radicalmente titolo, si scindono o si fondono con altri periodici sì da dar luogo ad una unità da descrivere in maniera autonoma, prendono dal momento del cambiamento un nuovo numero di inventario, o più numeri in caso di scissione che dia luogo a più di due unità distinte.
Indici pluriennali di periodici non inseriti nella serie numerica del periodico, hanno ciascuno un numero di inventario.
5. Aggiornamenti
Opere a fogli mobili con aggiornamenti periodici, normalmente conservate in contenitori, hanno un numero di inventario per ogni contenitore.
Nel caso in cui non sia previsto dall'editore una suddivisione dell'opera in più contenitori, l'opera avrà un solo numero di inventario a prescindere dalla suddivisione adottata.
La stessa norma vale anche per le opere a fogli mobili suddivise in sezioni.
Qualora non siano previsti dall'editore più contenitori si attribuisce un numero di inventario ad ogni sezione.
Gli aggiornamenti che arrivano in blocchi con fattura unica sono da considerare materiale non inventariabile.
Aggiornamenti da inserire in tasche all'interno dei singoli volumi di un'opera, vanno considerati come fogli mobili.
Le appendici e i supplementi di un'opera in uno o più volumi hanno ciascuno un numero di inventario.
Opere in un unico volume con aggiornamenti periodici hanno il numero di inventario dell'opera. Se l'opera è in più volumi, gli aggiornamenti periodici avranno il numero di inventario del volume a cui si riferiscono.
In entrambi i casi gli aggiornamenti vengono fatturati con l'opera, se fatturati a parte, hanno un proprio numero di inventario.
6. Aggiornamenti con cumulazione
Pubblicazioni periodiche che escono in serie diverse rappresentanti diverse cumulazioni (ad es. settimanali, mensili, semestrali, annuali, pluriennali) e che spesso mancano dell'ultimo numero di ciascuna sequenza in quanto assorbito nella cumulazione successiva, richiedono una preventiva valutazione:
a) Se si ritiene che ogni cumulazione, assorbendo la serie precedente, renda inutile conservarla, occorre dare un numero di inventario unico a tutte le serie e si eliminano via via quelle assorbite dalla cumulazione maggiore, in analogia con quanto viene fatto con i fogli mobili che vengono sostituiti nelle opere raccolte in contenitori.
b) Se si ritiene utili conservare ugualmente le singole serie, occorre dare un numero di inventario a ciascuna.
7. Materiale non inventariabile
Pubblicazioni acquisite a scopo didattico spesso in più copie, che si prevedono a rapido deperimento, ad es. manuali dei primi elementi di una lingua o contenenti esercizi, frammenti di opere, fotocopie non rilegate, fotografie o diapositive per uso dimostrativo ecc. non sono soggette ad inventariazione.
Sulle fatture occorre scrivere: "materiale non inventariabile". Per il materiale di questo tipo acquistato in più copie, può essere inventariato un esemplare se ne è ritenuta opportuna la conservazione.
Per volumi curati o editi dalle strutture universitarie e destinati agli scambi è tenuto un apposito registro con la annotazione del loro numero e dei destinatari, cinque esemplari devono essere comunque iscritti nell'inventario.
Sulle fatture relative occorre scrivere: "materiale non inventariabile in quanto destinato allo scambio". Gli importi a conguaglio di opere già inventariate non devono essere inventariati.
8. Posizione del numero di inventario
Il numero di inventario viene riportato alla fine del testo (compreso l'indice, ma esclusa l'eventuale pubblicità editoriale) di ogni volume insieme al timbro della Biblioteca e alla data di ingresso.
Nei volumi bifronti il numero di inventario è unico. Viene ripetuto nei due sensi, alla fine di ogni testo.
Sui periodici il numero di inventario, si mette sul primo fascicolo di ogni annata.
Nelle microfiche il numero di inventario viene posto sull'ultima microfiche possibilmente dopo l'ultimo fotogramma usando un pennarello vetrografico a punta sottile.
Nei microfilm il numero di inventario viene posto prima del primo fotogramma usando un pennarello vetrografico a punta sottile. Si consiglia di ripeterlo sulla bobina, sul contenitore e su una striscetta di carta che si avvolge intorno alla pellicola e si ferma con un elastico.
Nei dischi e nei supporti magnetici il numero di inventario viene posto sull'etichetta dell'ultima unità e si ripete sul contenitore; in mancanza dell'etichetta si pone solo sul contenitore.
9. Posizione del timbro
Il materiale bibliografico e documentario deve essere inoltre contrassegnato con timbro recante il nome della Biblioteca.
Per i volumi il timbro deve essere apposto sulla copertina, sul frontespizio, su una o più pagine contenute (generalmente ogni cento pagine), e su ogni tavola. Si intende per tavola ogni foglio non numerato nel testo, normalmente con una illustrazione, una tabella, un grafico sul recto e con il verso bianco; oppure con illustrazioni su ambedue i lati ma senza testo, salvo eventuali didascalie.
Sulle microfiche ed i microfilm è consigliabile scrivere, abbreviandolo, il nome della biblioteca con un pennarello vetrografico a punta sottile.
Sui dischi e sui supporti magnetici il timbro va messo sull'etichetta di ogni unità; in mancanza dell'etichetta su ogni contenitore.
10. Valori e buoni di carico
Per il materiale pervenuto a seguito di acquisto occorre distinguere:
a) Se il fornitore è italiano, sull'inventario si scrive il prezzo indicato sulla copertina oppure, se mancante, il valore di stima inteso come costo;
b) Se il fornitore è estero, il prezzo commutato in lire italiane quale risulta al momento dell' inventariazione.
Per il materiale pervenuto a seguito di dono e scambio, occorre distinguere:
a) se i volumi sono recenti, il valore viene desunto dal prezzo di copertina;
b) se essi non sono recenti o se il prezzo manca, si applica un valore di stima da desumere in base al numero delle pagine, alla presentazione più o meno costosa (ad es. un'opera con tavole) e all'epoca della stampa (il valore sarà per esempio molto maggiore per i volumi del Quattrocento - Cinquecento).
Su ogni buono di carico si iscrivono i volumi e il materiale documentario compresi in un'unica fattura oppure su più fatture mandate in pagamento tutte insieme, purchè del medesimo fornitore.
Il prezzo o il valore da riportare sul registro di inventario sono gli stessi di quelli scritti sul buono di carico.
(Decreto Rettorale n. 4327 del 20/12/1989)
